엑셀로 교대근무표 짜는 법: COUNTIF·조건부 서식 활용과 한계 (예시 파일 포함)

By BaroDuty Team

교대근무 근무표를 엑셀로 짜는 곳이 아직 많습니다. 익숙하고 돈이 들지 않기 때문입니다. 이 글에서는 엑셀로 근무표를 만드는 기본 방법과, 엑셀로 할 때의 좋은 점·아쉬운 점을 정리합니다. 글에 나온 예시 파일은 맨 아래에서 내려받을 수 있습니다.

1. 엑셀 근무표의 기본 틀

엑셀 근무표는 보통 아래처럼 만듭니다.

• 맨 위 두 줄: 날짜와 요일 (주말은 색을 달리하면 보기 편합니다)
• 왼쪽 열: 직원 이름
• 가운데 칸: 날짜별 근무 코드 (D 주간, E 오후, N 야간, OFF 휴무)
• 오른쪽 끝: 직원별 D·E·N·OFF 개수
• 표 아래: 날짜별 D·E·N 인원

여기에 엑셀 기능 몇 가지를 더하면, 근무를 넣는 대로 개수와 인원이 자동으로 계산되고 실수한 칸이 색으로 표시됩니다.

2. 엑셀로 할 때 좋은 점

따로 배울 것이 거의 없습니다

대부분 이미 엑셀을 쓰고 있어서 새 프로그램을 익힐 필요가 없습니다. 비용도 들지 않고, 병원이나 회사에서 쓰던 양식을 그대로 이어 쓸 수 있습니다.

개수와 인원을 자동으로 셀 수 있습니다

COUNTIF 함수는 정한 범위에서 조건에 맞는 칸이 몇 개인지 셉니다. 근무표에서는 이렇게 씁니다.

• 직원별 D 개수: =COUNTIF(B5:AE5,"D") (김지원 님 줄의 1일~30일 중 D 개수)
• 날짜별 D 인원: =COUNTIF(B$5:B$14,"D") (1일 칸 10명 중 D 인원)

한 칸에 수식을 넣고 옆이나 아래로 끌어서 복사하면 나머지 칸도 자동으로 채워집니다. $ 표시는 끌어서 복사할 때 줄 번호가 바뀌지 않게 고정하는 기호입니다.

실수를 색으로 표시할 수 있습니다

조건부 서식을 쓰면 조건에 맞는 칸만 색을 바꿀 수 있습니다.

인원이 모자란 날 표시하기

• 날짜별 인원 칸(D·E·N 인원 줄)을 모두 선택합니다.
• 홈 > 조건부 서식 > 셀 강조 규칙 > 보다 작음을 고릅니다.
• 하루 필요 인원(예: 2)을 적고 빨간색 서식을 고릅니다.

아래 예시에서는 12일 E 인원이 1명이라 빨간색으로 표시되었습니다.

야간 다음 날 주간 근무 표시하기

• 근무 코드가 들어가는 칸 전체(예: B5:AE14)를 선택합니다.
• 홈 > 조건부 서식 > 새 규칙 > 수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정을 고릅니다.
• 수식에 =AND(A5="N",B5="D")를 넣고 빨간색 서식을 고릅니다. "바로 앞 칸이 N이고 이 칸이 D이면 빨간색"이라는 뜻입니다.

입력 실수를 줄일 수 있습니다

근무 칸을 선택하고 데이터 > 데이터 유효성 검사에서 제한 대상을 목록으로, 원본에 D,E,N,OFF를 적으면 칸마다 고를 수 있는 목록이 생깁니다. 오타로 "0FF"(숫자 0)나 "D "(띄어쓰기)가 들어가는 일을 막을 수 있습니다. 코드에 오타가 있으면 COUNTIF가 세지 못해서 인원이 틀리게 나오기 때문에 생각보다 중요합니다.

3. 엑셀로 할 때 아쉬운 점

근무를 넣는 일은 결국 사람이 합니다

엑셀은 "다 짠 근무표를 확인"하는 데는 좋지만, "근무를 어디에 넣을지 정하는" 일은 해 주지 않습니다. 근무표를 짤 때는 날짜별 필요 인원, 직원별 휴무 수, 야간 횟수와 간격, 연속 근무 일수, 금지된 근무 순서, 원티드(희망 근무·휴무)까지 동시에 맞춰야 합니다. 한 칸을 바꾸면 다른 날 인원이나 다른 직원의 휴무 수가 어긋나기 쉬워서, 결국 여러 번 고치며 맞추게 됩니다.